Hầu hết chúng ta không phải lúc nào cũng làm việc năng suất, song một khi hình thành các thói quen thì tiến độ và hiệu quả công việc sẽ trong tầm tay.
1. Lên danh sách việc cần làm
Cố gắng ghi nhớ mọi thứ phải làm trong đầu sẽ khiến bạn mất tập trung và theo một nghiên cứu năm 2011, thực sự có thể khiến bạn ít có khả năng hoàn thành hơn.
Thay vào đó hãy viết danh sách việc cần làm, sẽ giúp bạn sắp xếp công việc theo tuần, ngày tốt hơn, đồng thời chủ động thời gian và kiểm soát tiến độ. Khi hoàn thành, hãy đánh dấu, giúp bạn tăng sự hài lòng về bản thân, từ đó có thêm động lực cho các nhiệm vụ tiếp theo.
Chuyên gia về cuộc sống và sự nghiệp Lisa Petsinis, ở Canada, khuyên không nên dồn danh sách việc khổng lồ vào đầu tuần vì sẽ khiến bạn thất vọng. Cách tốt nhất là sắp xếp theo mối ưu tiên, xen kẽ những “phần thưởng”. Ví dụ, khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn, bạn sẽ được thưởng nửa tiếng cho việc mình thích như viết nhật ký, đọc sách, tưới cây…
Lên danh sách công việc theo tuần và chia nhỏ từng nhiệm vụ trong ngày giúp bạn có kế hoạch làm việc rõ ràng, cân bằng giữa lao động và nghỉ ngơi. Ảnh: Yourtango
2. Chia nhỏ việc cần làm mỗi ngày
Chia nhỏ các mục tiêu mỗi ngày có thể làm cho “núi việc” dễ dàng giải quyết hơn. Nhiều người đã sử dụng phương Pomodoro để giúp họ tập trung vào một số nhiệm vụ nhất định. Cụ thể, chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành, dành toàn bộ tập trung 25 phút cho nó. Hết 25 phút, nghỉ 5 phút rồi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Khi làm được bốn nhiệm vụ, bạn có thể nghỉ dài hơn (từ 10-15 phút).
Kiểu quản lý thời gian này là sự kết hợp giữa quyết tâm và kỷ luật. Bí quyết thành công là trước khi bắt đầu cần có kế hoạch đầy đủ, rõ ràng.
3. Làm việc theo thứ tự ưu tiên
Lập danh sách sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các việc quan trọng. Bạn có thể thử Ma trận Eisenhower – một kỹ thuật giúp sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ thay vì tất cả cùng cấp độ.
Eisenhower được tạo thành từ bốn hình vuông. Đầu tiên là các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng phải được thực hiện càng sớm càng tốt. Thứ hai là đến các nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng. Thứ ba, nhiệm vụ khẩn cấp mà bạn có thể ủy quyền cho người khác. Thứ tư, không phải nhiệm vụ khẩn cấp hoặc quan trọng và bạn có thể làm hoặc không.
“Nhiều người nghĩ làm cùng lúc nhiều việc sẽ hiệu quả, nhưng điều ngược lại mới đúng”, Christine Hourd, Huấn luyện viên về Lãnh đạo và Thành công ở Canada, giải thích. Làm việc theo cấp độ ưu tiên sẽ giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong khoảng thời gian nhất định, dẫn đến tăng năng suất. Tuân thủ các ranh giới này, bạn sẽ có một ngày hiệu quả.
4. Xác định và khai thác giờ làm việc hiệu quả
Mỗi chúng ta đều có những giờ trong ngày làm việc hiệu quả, tỉnh táo và tập trung hơn những người khác. Xác định những giờ quan trọng này và khai thác chúng để đạt hiệu quả làm việc cao nhất. Có người lao động tốt nhất vào đêm, lại có người buổi sáng, thậm chí có người tập trung nhất vào giờ nghỉ trưa. Hãy tận dụng và khai thác. Đây cũng là một thói quen của những người làm việc hiệu quả.
5. Nghỉ ngơi và tự thưởng cho bản thân.
Đừng ngại nghỉ giải lao nhưng hãy luôn bám sát kế hoạch. Bạn sẽ có thể tập trung tốt hơn nếu lên kế hoạch trước cho những khoảng nghỉ và phần thưởng. Sử dụng giờ giải lao và phần thưởng một cách chủ động, chứ không để mình bị nó điều khiển. Buổi sáng, hãy cho phép mình nghỉ 10-20 phút sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Tiếp đó thực hiện nhiệm vụ thứ hai và lại thưởng cho mình khoảng nghỉ thứ hai.
Chúng ta làm việc kém hiệu quả khi mệt mỏi. Vì thế hãy chăm sóc bản thân không chỉ lúc bạn mệt mà cả bình thường. Hãy nhớ một giờ làm việc hiệu quả còn hơn hai đến ba giờ làm việc trong lúc mệt mỏi, thần trí không sáng suốt.
6. Đừng chờ đợi cảm hứng
Đừng chờ đợi được truyền cảm hứng để bắt đầu bất nhiệm vụ. Kỳ lạ là, nếu bạn chủ động đi tìm cảm hứng để làm điều gì đó thì sẽ dễ dàng bắt đầu và thực hiện nó. Chờ đợi yếu tố nào đó mang đến cho mình cảm hứng chỉ dẫn đến sự phân tâm và lãng phí thời gian.
7. Chia nhỏ dự án lớn
Khi có các công việc lớn, bạn nên chia chúng thành các bước nhỏ để dễ quản lý hơn. Ví dụ, nếu phải viết báo cáo sẽ không nên thêm nhiệm vụ “viết 200 trang báo cáo” vào công việc cần làm hàng ngày. Thay vào đó chia ra, ngày đầu viết đề cương, những ngày sau triển khai đề cương.
Ai cũng có tâm thế hướng tới kết quả. Nếu nhiệm vụ quá lớn, bạn sẽ rất khó hoàn thành, dễ bị nản. Tạo các mục tiêu nhỏ để tập trung sẽ giúp bạn đi đúng hướng.
8. Hãy bắt đầu
Cái này khó vì đi từ làm công việc này sang làm việc khác dễ hơn rất nhiều so với đi từ không làm gì sang làm bất cứ điều gì. Mặc dù vậy, đây là mẹo quan trọng nhất vì một khi bạn bắt đầu, bạn sẽ tìm ra cách phù hợp nhất với mình. Mọi nhiệm vụ dù lớn hay nhỏ đều có điểm chung là ai đó, tại một thời điểm nào đó, đã phải ngồi xuống và bắt đầu.
Bảo Nhiên (Theo Yourtango)
